Sebagian besar pekerjaan manajerial Anda memastikan Anda dan tim menyelesaikan semua proyek tepat waktu. Itu berarti menentukan dan mendelegasikan tugas sambil membantu tim Anda mencapai garis finis bersama. Ini juga berarti memberi tim Anda sumber daya yang mereka butuhkan untuk bekerja secara efisien dan produktif sambil tetap menjalankan semua tanggung jawab Anda yang lain. Ini keseimbangan yang rumit, tetapi panduan tentang cara mengelola tugas tim ini akan membantu Anda menjaga kepala tetap di atas air.
Apa itu manajemen tugas tim?
Manajemen tugas tim adalah proses membuat rencana terperinci dan jadwal tugas untuk sebuah proyek dan menguraikan bagaimana tim Anda akan menyelesaikannya. Ini melibatkan pengaturan tenggat waktu, mengalokasikan sumber daya, dan membuat keputusan tentang cara terbaik membagi tugas di antara tim Anda sambil menjaga proses dan kolega Anda pada garis waktu yang jelas.
Untuk merampingkan proses manajemen tugas Anda, coba gunakan perangkat lunak manajemen tugas. Dengan platform ini, Anda dapat memfasilitasi kolaborasi tim, melacak langkah dan tenggat waktu berikutnya, dan secara keseluruhan meringankan beban kerja manajerial Anda.
Apa manfaat yang diberikan manajemen tugas tim?
Manajemen tugas tim membantu Anda bekerja secara efisien dan produktif dengan banyak orang untuk menyelesaikan sebuah proyek. Memainkan peran pemandu yang aktif dalam proses kerja tim Anda, menetapkan jadwal yang jelas untuk tugas tim Anda, dan memantau kemajuan semuanya membantu Anda:
1. Prioritaskan tugas
Manajemen tugas dapat memberi Anda visi yang jelas tentang tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu oleh tim Anda sebelum beralih ke tugas lainnya. Ini dapat membantu Anda mendelegasikan penugasan tugas dengan benar dan dengan jelas menentukan harapan Anda tentang bagaimana pekerjaan harus dilakukan.
2. Meningkatkan produktivitas tim
Mendapatkan tim Anda pada halaman yang sama tentang tugas, proses, dan tenggat waktu membantu semua orang melakukan pekerjaan terbaik mereka. Saat Anda mengelola karyawan Anda melalui tugas-tugas mereka, Anda memberi mereka kerangka kerja di mana mereka dapat bekerja dengan kecepatan yang sesuai untuk semua orang yang terlibat.
3. Jalin kerjasama
Anda dan anggota tim Anda bekerja menuju tujuan bersama yang sama. Manajemen tugas tim memperjelas jalan Anda menuju ke sana bersama-sama, yang mengarah ke tim yang lebih kolaboratif. Strategi manajemen tugas yang sangat kuat sering melibatkan diskusi proyek di mana informasi, ide, dan pendekatan dibagikan untuk meningkatkan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan Anda.
4. Manfaatkan waktu Anda sebaik-baiknya
Mengelola tugas tim Anda membuat tim menjadi lebih efisien. Dengan strategi manajemen tugas tim yang efektif, Anda tidak akan secara tidak sengaja menugaskan dua orang untuk tugas yang sama atau memiliki dua tim yang melakukan pekerjaan berulang, sebuah masalah yang bisa menjadi serius ketika tenggat waktu yang besar semakin dekat. Anda akan memiliki peluang yang lebih kuat untuk mencapai tenggat waktu.
Siapa yang diuntungkan dari manajemen tugas tim?
Manajemen tugas tim mungkin terdengar seperti semuanya tentang tim, tetapi dampaknya lebih besar daripada orang-orang yang terlibat dalam pekerjaan Anda sehari-hari. Manfaat manajemen tugas jati:
1. Manajer
Manajemen tugas sangat menguntungkan bagi Anda sebagai manajer. Membuat rencana dan pedoman khusus menghilangkan sebagian beban proyek dari bahu Anda dan membaginya secara merata di antara tim Anda. Ini membantu Anda melihat dengan jelas langkah-langkah yang perlu diambil, tanggal jatuh tempo, dan karyawan mana yang bertanggung jawab atas penugasan. Itu jauh lebih sedikit pikiran mengganggu yang melayang-layang di kepala Anda.
2. Karyawan
Mengelola tugas karyawan Anda menetapkan ekspektasi yang ditentukan untuk setiap anggota tim Anda dan membuat mereka bertanggung jawab untuk memenuhi standar tersebut. Dengan menetapkan tenggat waktu dan daftar tugas sebagai referensi, tim Anda dapat bekerja secara mandiri sambil memastikan mereka berkontribusi pada kesuksesan tim.
3. Klien
Cara utama untuk membuat klien senang adalah mengirimkan produk mereka tepat waktu. Karena manajemen tugas tim memprioritaskan tugas dan menetapkan garis waktu untuk menyelesaikannya, klien Anda kemungkinan besar akan segera menerima kiriman mereka. Hasilnya adalah hubungan klien yang kuat yang membuat pekerjaan tetap berjalan.
Teknik terbaik untuk manajemen tugas tim (Lakukan)
Katakanlah Anda memiliki tujuan besar di depan atau membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan ratusan tugas di daftar tugas perusahaan Anda. Bagaimanapun, mengetahui cara memandu tim Anda melalui tujuan Anda dapat membuat hari kerja Anda jauh lebih mudah dikelola. Daftar di bawah ini memberikan beberapa tips untuk mengelola tugas tim Anda secara efektif dan menetapkan jalur yang mudah dinavigasi ke tujuan Anda.
1 Buat tujuan yang jelas
Identifikasi tujuan utama tim Anda, dan buat daftar tugas untuk diselesaikan tim Anda. Saat Anda membuat daftar, buatlah spesifik dan sertakan hanya tugas yang berkontribusi langsung pada tujuan Anda.
2 Visualisasikan tenggat waktu dan kerangka waktu
Cari tahu berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas. Tetapkan tenggat waktu untuk setiap tugas agar tim Anda tetap pada jalurnya. Pesan daftar tugas Anda berdasarkan tenggat waktu untuk mempermudah pelacakan kemajuan.
3 Tentukan prioritas
Tugas apa yang diperlukan untuk memulai proyek? Tugas mana yang paling membutuhkan pekerjaan? Jawablah pertanyaan-pertanyaan ini untuk menentukan tingkat kepentingan setiap tugas. Tugas dengan tenggat waktu paling awal dan prioritas tertinggi harus berada di bagian atas daftar Anda.
4 Ketahui apa yang Anda butuhkan
Buat catatan tentang alat, sumberdaya, penelitian, dan informasi yang dibutuhkan setiap tugas. Pertimbangkan hambatan apa pun yang dapat muncul selama setiap proses ini, dan buat rencana alternatif untuk mengatasi masalah tersebut.
5 Tetap terorganisir dengan setiap tugas
Simpan dokumen tim Anda di satu tempat. Membantu karyawan Anda menjaga agar jadwal mereka tidak berantakan dan mudah diakses dapat membantu setiap orang tetap mengetahui kemajuan mereka.
6 Mengklarifikasi harapan
Tetapkan ekspektasi untuk karyawan Anda dengan mengkomunikasikan dengan jelas bagaimana dan kapan setiap tugas harus diselesaikan. Beri tahu anggota tim jika mereka perlu mengkomunikasikan kemajuan mereka kepada karyawan lain.
7 Lacak kemajuan tim Anda
Jadwalkan rapat tim mingguan dengan semua bawahan langsung Anda untuk mengikuti prioritas dan kemajuan mereka. Tandai tugas mana yang sudah selesai, diskusikan masalah apa pun yang perlu ditangani, dan tentukan bagaimana Anda akan melanjutkan proses tersebut.
8 Menjaga agar karyawan tetap teratur
Anda telah merencanakan tugas Anda, menetapkan tenggat waktu, dan memberikan tugas kepada karyawan. Sekarang setelah Anda lebih terorganisir, Anda harus mendorong tim Anda untuk menjadi sama. Terapkan strategi organisasi tim seperti daftar tugas, tugas mikro, dan buat papan Kanban untuk membantu karyawan tetap di atas tugas mereka. Anda juga harus mendorong anggota tim untuk memeriksa satu sama lain dan berbagi sumber daya. Dengan cara ini, semua orang tetap di jalur dan bertanggung jawab.
9 Jadilah fleksibel
Setengah dari perjuangan menjadi seorang manajer adalah mengetahui bagaimana melakukan pukulan. Biasanya rencana Anda tidak berjalan persis seperti yang diharapkan, dan dalam hal ini, Anda perlu menilai ulang. Tentu saja, menyimpang dari struktur yang ditetapkan bisa membuat stres. Tetap tenang dan terkumpul, dan Anda akan merasa lebih mudah untuk membuat rencana alternatif yang efektif.
10 Gunakan perangkat lunak manajemen tugas tim
Jadikan alur kerja lebih lancar dan komunikasi lebih mudah dengan menggunakan perangkat lunak manajemen tugas tim. Beberapa alat yang perlu dipertimbangkan adalah aplikasi absensi yang menyediakan fitur tugas untuk manajemen proyek dan laporan hasil kerja pegawai yang kompleks.
11 Tinjau prosesnya
Saat Anda dan tim Anda menyelesaikan tugas, Anda harus meninjau apa yang berjalan dengan benar dan proses mana yang perlu ditingkatkan. Untuk memulai, dorong berbagi umpan balik rekan kerja di antara karyawan Anda. Kemudian, gunakan apa yang Anda pelajari untuk membuat perubahan yang meningkatkan proses untuk rangkaian tugas berikutnya.