Menjembatani Kesenjangan Generasi Dengan Sistem Manajemen Dokumen Yang Sempurna

Beberapa orang memiliki banyak pekerjaan berbeda selama masa kerja mereka. Yang lain tetap di perusahaan yang sama selama bertahun-tahun. Orang-orang dalam jangka panjang melihat berbagai macam perubahan teknologi. Sayangnya, beberapa merasa sulit untuk mengikutinya. Untuk mempertahankan umur panjang, perusahaan perlu menemukan cara untuk menjembatani kesenjangan generasi, secara teknologi. Dan sistem manajemen dokumen yang tepat dapat membantu mereka melakukannya.

Di sebuah perusahaan besar, khususnya, seringkali ada anggota staf yang berusia antara 18 hingga 65 tahun, atau lebih. Jika Anda berhenti untuk mempertimbangkan jenis sistem pengarsipan yang mungkin mulai digunakan oleh orang tua saat mereka mulai bekerja atau bergabung dengan bisnis, Anda dapat dengan mudah memahami mengapa mungkin sulit bagi mereka untuk mengelola sistem berbasis komputer yang lebih baru.

Di sisi lain, Anda memiliki orang-orang yang lebih muda di akhir usia belasan dan dua puluhan yang telah tumbuh dewasa dengan melekat pada ponsel dan laptop. Mereka mungkin tidak menyukai gaya pengarsipan dokumen yang lebih lama dan lebih membosankan, jadi Anda bahkan bisa memiliki tingkat perputaran yang lebih tinggi daripada yang ingin Anda lihat karena alasan ini.

Tidak peduli usianya, orang-orang memikirkan cara pengarsipan dokumen dengan cara yang berbeda. Maka menjadi masalah jika file-file itu nantinya dapat diambil kembali oleh karyawan mana pun di perusahaan!

Masa depan perusahaan mana pun bergantung, setidaknya, pada seberapa baik perusahaan berubah seiring waktu dan seberapa baik perusahaan menangani perubahan teknologi baru. Anggota staf yang lebih muda hari ini akan menjadi CEO besok. Satu-satunya pilihan logis untuk membantu menjembatani kesenjangan generasi teknologi ini, baik dari segi usia maupun kemampuan, adalah dengan memperkenalkan sistem yang mudah dipelajari, mudah digunakan, dan distandarisasi dengan cepat di seluruh perusahaan.

Itu berarti setiap anggota tim, mulai dari yang termuda, hingga CEO atau direktur perusahaan paling senior, akan bekerja sama sebagai tim untuk memulai perubahan dalam manajemen dokumen sekaligus.

Sistem pengindeksan yang dirancang untuk memungkinkan Anda, sebagai perusahaan, memilih kriteria untuk memberi label pada file Anda sangat penting. Namun, hanya menggunakan sistem alfabet atau numerik terlalu membingungkan, hanya karena setiap orang memiliki pemikiran yang berbeda.

Anda harus dapat memilih gaya perusahaan Anda sendiri dan menetapkannya sebagai cara resmi untuk memberi label dan mengajukan dokumentasi bisnis Anda. Kemudian setiap orang dapat bekerja sama, dengan mudah menambahkan lebih banyak dokumen ke file yang ada tanpa kehabisan ruang, memiliki kemampuan untuk mencari file hanya dengan memeriksa indeks komputer atau hard copy, dan dapat membersihkan meja mereka di penghujung hari.

Menggunakan sistem pengindeksan untuk memelihara dokumen perusahaan Anda menawarkan efisiensi yang lebih besar bagi staf Anda karena ini mengurangi jumlah waktu yang dibutuhkan untuk mengajukan dokumen individual, serta waktu yang diperlukan untuk membuat file baru dan mengambil dokumen atau file di masa mendatang. Sistem jenis ini akan menghemat ribuan dolar dan membebaskan lebih banyak waktu bagi staf untuk fokus pada aspek yang lebih penting dari pekerjaan mereka. Dan produktivitas yang lebih baik biasanya memastikan umur panjang karyawan yang lebih besar untuk perusahaan – artinya perputaran yang lebih sedikit.

Teknologi tentunya dapat menggantikan beberapa fungsi yang sebelumnya hanya dilakukan secara manual. Namun, teknologi seharusnya tidak menghalangi siapa pun dalam hal pekerjaan. Semakin banyak orang yang bekerja hingga usia yang lebih tua karena iklim ekonomi yang berbeda di mana kita hidup saat ini. Beberapa karyawan yang lebih senior memiliki banyak pengalaman dan sebenarnya adalah andalan perusahaan. Akan sangat menyedihkan melihat karyawan berharga yang sama merasa terpaksa untuk pensiun hanya karena mereka tidak dapat mengatasi perangkat lunak manajemen dokumen baru atau sistem yang terlalu rumit untuk mereka pahami.

Jika Anda mengambil kekayaan pengalaman karyawan senior tersebut, dan menambahkannya ke dorongan, antusiasme, dan keakraban dengan teknologi baru yang diberikan anggota tim yang lebih muda, Anda memiliki tim yang kuat. Menambahkan sistem pengindeksan dokumen yang dapat mereka pahami hampir akan menjamin perusahaan Anda dapat tetap kuat dan memiliki keunggulan vital di atas pesaingnya – setidaknya dalam satu bidang ini.

Seberapa sering Anda, atau salah satu anggota staf Anda, menghadapi masalah karena tidak dapat menemukan dokumen tertentu? Manajemen catatan yang baik sangat penting bagi organisasi mana pun. Setiap departemen dapat dipengaruhi oleh seberapa baik dokumen dikelola. Itu termasuk penjualan, layanan pelanggan, pemeliharaan, perbaikan, pengiriman, manajemen inventaris, akuntansi, dan banyak lagi.

Menemukan informasi yang Anda butuhkan dengan cepat untuk memberikan jawaban kepada klien dan pelanggan Anda, serta kepada karyawan perusahaan yang menangani berbagai masalah seperti penagihan atau layanan pelanggan, dapat menghasilkan akhir yang bahagia ketika dokumen dikelola dengan baik. Dan sistem pengindeksan dokumen adalah cara terbaik untuk melakukannya.

Jadi, jembatani kesenjangan generasi di perusahaan Anda dengan memilih sistem pengindeksan file terkomputerisasi untuk mengelola dokumen dan dokumen Anda. Anda akan dapat menawarkan layanan yang lebih baik kepada pelanggan Anda, meningkatkan produktivitas staf Anda, dan meningkatkan semangat kerja dan umur panjang karyawan. Itu adalah situasi win-win di sekitar.

Janet Baker mengundang Anda untuk mengatur file kertas Anda sekali dan untuk selamanya. Untuk mengetahui lebih lanjut dan mencoba uji coba gratis 10 hari, kunjungi http://www.thepapertiger.com

Perangkat Lunak Manajemen Dokumen dan Sistem Pengarsipan Paper Tiger adalah sistem pengindeksan yang sangat kuat namun sederhana yang benar-benar akan merevolusi hubungan Anda dengan lemari arsip Anda. Sistem pengarsipan bekerja seperti mesin pencari untuk file kertas Anda!

(c) 2010 oleh Janet Baker, The Monticello Corporation